Produit de TM Systems
ClubSoft
Découvrez ClubSoft de TM Systems, un logiciel complet conçu pour simplifier l’administration des clubs et faciliter les interactions avec les membres.
ClubSoft est un produit logiciel intégré qui gère tous les aspects des clubs, gymkhanas et installations sportives, de la gestion des membres aux opérations financières. Il prend en charge les plateformes web et mobiles et s’intègre aux cartes à puce, kiosques et systèmes biométriques.
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Approuvé par des clubs et institutions de premier plan
Modules
Description of each module
ClubSoft comes with 11 powerful modules designed to handle every aspect of club management from front desk to back office.
Members Management
Managing members easily
- Manage all membership types: New, Transfer, Life, Ordinary, Temporary, Institutional, and Ceased
- Built-in accounting visibility for member activity tracking
- Rule-based privilege management defined by administrators
- Integration with ID cards, smart cards, and prepaid cards
- Digital KYC via web portal and mobile app
Accounting
Complete and compliant financial management
- Supports all vouchers: Cash, Bank, JV, Debit/Credit Notes
- Full General Ledger and Sub-ledger management
- Automated cross-balancing of ledgers
- Standard reports for operations and audits
- Generates Trial Balance, P&L, and Balance Sheet
- Fixed Assets and Depreciation tracking
- GST, TDS, and E-Invoicing integration
- One-click Tally export for audits
Rooms / Venues Management
Simplified booking and billing system
- Booking, cancellation, and availability management
- Guest and affiliate member bookings supported
- Check-in / Check-out functionality
- Automated billing and payment handling
- Direct integration with accounting system
- Online booking via member web portal
Food and Beverages with Bar module
End-to-end F&B operations management
- Menu management with pricing and inventory
- Automatic Kitchen Order Ticket (KOT) generation
- Member interface for ordering
- Cash and credit billing
- Day begin/end operations
- Seamless accounting integration
- Tablet-based order-taking app
Activities Management
Flexible and automated activity handling
- Unlimited activity creation
- Configurable pricing: daily, monthly, yearly, per session, etc.
- Guest and usage-based charges (per hour/game/session)
- Auto integration with accounting
- Unified card-based access for all activities
Event & Movie Booking
Centralized event management
- Event and movie setup via web app
- Online/offline ticket booking and cancellation
- Member and guest access
- Auto accounting entries
- QR-based event entry via mobile app
Member Authentication Management
Advanced and secure access control
- Multiple authentication options:
- Smart card
- Dynamic QR (3-second validity)
- Face recognition
- Biometric / Fingerprint
- Hybrid (Card + Face / QR / Biometric)
- OTP-based login and POS support
- Integration with access hardware (boom barriers, turnstiles, door locks)
Communication (SMS, WhatsApp, Email)
Automated member communication
- Member-wise communication registration
- Bulk messaging (SMS, WhatsApp, Email)
- Automated notifications for usage and billing
- Monthly bills, receipts, and confirmations via WhatsApp/email
Web Portal
Central digital hub for members and admins
- Club information (static and dynamic)
- Activity rates and updates
- Member login and profile management
- Online payments and dues tracking
- Booking: events, rooms, facilities, library
- Self-service member updates
Mobile App
On-the-go member access
- Profile and membership management
- Bill payment and history
- Event, movie, and facility bookings
- QR entry for events
- Wallet for in-club payments (optional)
- F&B bill tracking
- Activity and usage history
Multi-Unit Enhancement
Scalable operations across multiple units
- Unit-wise accounting with access control
- Separate income and expense tracking
- Unit-specific memberships and activities
- Flexible rights for members and guests
- Full KYC via app, portal, or admin
MIS and Reports
Data-driven decision making
- Comprehensive MIS reports
- Multiple reporting formats
- Supports operational, audit, and management needs
Gestion des membres
Gestion facile des membres
- Gérer tous les types d’adhésion : nouveaux, transfert, à vie, ordinaire, temporaire, institutionnel et résilié
- Visibilité comptable intégrée pour le suivi de l’activité des membres
- Gestion des privilèges basée sur des règles définies par les administrateurs
- Intégration avec cartes d’identité, cartes à puce et cartes prépayées
- KYC numérique via portail web et application mobile
Comptabilité
Gestion financière complète et conforme
- Prend en charge tous les types de pièces comptables : espèces, banque, JV, notes de débit/crédit
- Gestion complète du grand livre général et des sous-ledgers
- Équilibrage automatique des écritures comptables
- Rapports standards pour les opérations et les audits
- Génération de la balance de vérification, du compte de résultat (P&L) et du bilan
- Suivi des immobilisations et des amortissements
- Intégration GST, TDS et facturation électronique
- Exportation Tally en un clic pour les audits
Gestion des Chambres / Salles
Système simplifié de réservation et de facturation
- Gestion des réservations, annulations et disponibilités
- Prise en charge des réservations des invités et des membres affiliés
- Fonctionnalité d’enregistrement (Check-in) / départ (Check-out)
- Facturation automatisée et gestion des paiements
- Intégration directe avec le système comptable
- Réservation en ligne via le portail web des membres
Restauration et boissons avec module Bar
Gestion complète des opérations F&B
- Gestion des menus avec tarification et inventaire
- Génération automatique des tickets de commande cuisine (KOT)
- Interface membre pour les commandes
- Facturation en espèces et à crédit
- Opérations de début / fin de journée
- Intégration transparente avec la comptabilité
- Application de prise de commande sur tablette
Gestion des Activités
Gestion flexible et automatisée des activités
- Création illimitée d’activités
- Tarification configurable : quotidienne, mensuelle, annuelle, par session, etc.
- Facturation des invités et basée sur l’utilisation (par heure/partie/session)
- Intégration automatique avec la comptabilité
- Accès unifié basé sur une carte pour toutes les activités
Réservation d’Événements et de Films
Gestion centralisée des événements
- Création d’événements et de films via l’application web
- Réservation et annulation de billets en ligne/hors ligne
- Accès pour les membres et les invités
- Écritures comptables automatiques
- Entrée aux événements via QR code sur l’application mobile
Gestion de l’Authentification des Membres
Contrôle d’accès avancé et sécurisé
- Plusieurs options d’authentification :
- Carte intelligente
- QR dynamique (validité de 3 secondes)
- Reconnaissance faciale
- Biométrie / Empreinte digitale
- Hybride (Carte + Visage + QR + Biométrie)
- Connexion par OTP et prise en charge du POS
- Intégration avec le matériel de contrôle d’accès (barrières levantes, tourniquets, serrures de porte)
Communication (SMS, WhatsApp, E-mail)
Communication automatisée avec les membres
- Enregistrement des communications par membre
- Messagerie groupée (SMS, WhatsApp, E-mail)
- Notifications automatiques pour l’utilisation et la facturation
- Factures mensuelles, reçus et confirmations via WhatsApp/E-mail
Portail Web
Hub numérique central pour les membres et les administrateurs
- Informations du club (statiques et dynamiques)
- Tarifs et mises à jour des activités
- Connexion des membres et gestion du profil
- Paiements en ligne et suivi des cotisations
- Réservation : événements, salles, installations, bibliothèque
- Mise à jour autonome des informations des membres
Application Mobile
Accès mobile pour les membres
- Gestion du profil et de l’adhésion
- Paiement des factures et historique
- Réservation d’événements, de films et d’installations
- Entrée aux événements via QR code
- Portefeuille pour les paiements dans le club (optionnel)
- Suivi des factures F&B (Restauration)
- Historique des activités et de l’utilisation
Amélioration Multi-Unités
Opérations évolutives sur plusieurs unités
- Comptabilité par unité avec contrôle d’accès
- Suivi séparé des revenus et dépenses
- Adhésions et activités spécifiques à chaque unité
- Droits flexibles pour les membres et les invités
- KYC complet via l’application, le portail ou l’administration
MIS et Rapports
Prise de décision basée sur les données
- Rapports MIS complets
- Plusieurs formats de rapports
- Prise en charge des besoins opérationnels, d’audit et de gestion