ClubSoft
Ontdek ClubSoft van TM Systems, een uitgebreide softwareoplossing ontworpen om clubadministratie te vereenvoudigen en interactie met leden te faciliteren.
ClubSoft is een geïntegreerd softwareproduct dat alle aspecten van clubs, gymkhana’s en sportlocaties beheert — van ledenbeheer tot financiële operaties. Het ondersteunt web- en mobiele platforms en integreert met smartcards, kiosken en biometrische systemen.
Boek een vergadering van 30 minuten
Plan een korte meeting om uw behoeften te bespreken, mogelijke oplossingen te verkennen en de beste manier te vinden om samen verder te gaan.
Vertrouwd door toonaangevende clubs en instellingen
Description of each module
ClubSoft comes with 11 powerful modules designed to handle every aspect of club management from front desk to back office.
Members Management
Managing members easily
- Manage all membership types: New, Transfer, Life, Ordinary, Temporary, Institutional, and Ceased
- Built-in accounting visibility for member activity tracking
- Rule-based privilege management defined by administrators
- Integration with ID cards, smart cards, and prepaid cards
- Digital KYC via web portal and mobile app
Accounting
Complete and compliant financial management
- Supports all vouchers: Cash, Bank, JV, Debit/Credit Notes
- Full General Ledger and Sub-ledger management
- Automated cross-balancing of ledgers
- Standard reports for operations and audits
- Generates Trial Balance, P&L, and Balance Sheet
- Fixed Assets and Depreciation tracking
- GST, TDS, and E-Invoicing integration
- One-click Tally export for audits
Rooms / Venues Management
Simplified booking and billing system
- Booking, cancellation, and availability management
- Guest and affiliate member bookings supported
- Check-in / Check-out functionality
- Automated billing and payment handling
- Direct integration with accounting system
- Online booking via member web portal
Food and Beverages with Bar module
End-to-end F&B operations management
- Menu management with pricing and inventory
- Automatic Kitchen Order Ticket (KOT) generation
- Member interface for ordering
- Cash and credit billing
- Day begin/end operations
- Seamless accounting integration
- Tablet-based order-taking app
Activities Management
Flexible and automated activity handling
- Unlimited activity creation
- Configurable pricing: daily, monthly, yearly, per session, etc.
- Guest and usage-based charges (per hour/game/session)
- Auto integration with accounting
- Unified card-based access for all activities
Event & Movie Booking
Centralized event management
- Event and movie setup via web app
- Online/offline ticket booking and cancellation
- Member and guest access
- Auto accounting entries
- QR-based event entry via mobile app
Member Authentication Management
Advanced and secure access control
- Multiple authentication options:
- Smart card
- Dynamic QR (3-second validity)
- Face recognition
- Biometric / Fingerprint
- Hybrid (Card + Face / QR / Biometric)
- OTP-based login and POS support
- Integration with access hardware (boom barriers, turnstiles, door locks)
Communication (SMS, WhatsApp, Email)
Automated member communication
- Member-wise communication registration
- Bulk messaging (SMS, WhatsApp, Email)
- Automated notifications for usage and billing
- Monthly bills, receipts, and confirmations via WhatsApp/email
Web Portal
Central digital hub for members and admins
- Club information (static and dynamic)
- Activity rates and updates
- Member login and profile management
- Online payments and dues tracking
- Booking: events, rooms, facilities, library
- Self-service member updates
Mobile App
On-the-go member access
- Profile and membership management
- Bill payment and history
- Event, movie, and facility bookings
- QR entry for events
- Wallet for in-club payments (optional)
- F&B bill tracking
- Activity and usage history
Multi-Unit Enhancement
Scalable operations across multiple units
- Unit-wise accounting with access control
- Separate income and expense tracking
- Unit-specific memberships and activities
- Flexible rights for members and guests
- Full KYC via app, portal, or admin
MIS and Reports
Data-driven decision making
- Comprehensive MIS reports
- Multiple reporting formats
- Supports operational, audit, and management needs
Ledenbeheer
Eenvoudig leden beheren
- Beheer van alle lidmaatschapstypes: nieuw, overdracht, levenslang, regulier, tijdelijk, institutioneel en beëindigd
- Ingebouwde boekhoudkundige zichtbaarheid voor het volgen van ledenactiviteiten
- Op regels gebaseerd rechtenbeheer gedefinieerd door beheerders
- Integratie met ID-kaarten, smartcards en prepaidkaarten
- Digitale KYC via webportaal en mobiele app
Boekhouding
Volledig en compliant financieel beheer
- Ondersteunt alle vouchers: contant, bank, JV, debet-/creditnota’s
- Volledig beheer van grootboek en subgrootboeken
- Geautomatiseerde kruisbalancering van grootboeken
- Standaardrapporten voor operaties en audits
- Genereert proefbalans, winst- en verliesrekening en balans
- Beheer van vaste activa en afschrijvingen
- Integratie van GST, TDS en e-facturatie
- Eénklik-export naar Tally voor audits
Beheer van kamers / locaties
Vereenvoudigd boekings- en factureringssysteem
- Beheer van boekingen, annuleringen en beschikbaarheid
- Ondersteuning voor boekingen van gasten en aangesloten leden
- Check-in / check-out-functionaliteit
- Geautomatiseerde facturatie- en betalingsverwerking
- Directe integratie met het boekhoudsysteem
- Online boeken via het webportaal voor leden
Food & Beverage met Bar-module
End-to-end beheer van F&B-operaties
- Menubeheer met prijzen en voorraadbeheer
- Automatische generatie van Kitchen Order Tickets (KOT)
- Ledeninterface voor bestellingen
- Contante en kredietfacturatie
- Dagstart-/dagafsluitingsoperaties
- Naadloze integratie met boekhouding
- Tablet-app voor orderopname
Activiteitenbeheer
Flexibel en geautomatiseerd beheer van activiteiten
- Onbeperkt activiteiten aanmaken
- Configureerbare prijzen: dagelijks, maandelijks, jaarlijks, per sessie, enz.
- Kosten voor gasten en gebruiksgebaseerde tarieven (per uur/spel/sessie)
- Automatische integratie met boekhouding
- Uniforme kaartgebaseerde toegang voor alle activiteiten
Evenement- en Filmticketreservering
Gecentraliseerd evenementenbeheer
- Opzetten van evenementen en films via de webapp
- Online/offline ticketboeking en annulering
- Toegang voor leden en gasten
- Automatische boekhoudkundige boekingen
- QR-gebaseerde toegang via mobiele app
Ledenauthenticatiebeheer
Geavanceerde en veilige toegangscontrole
- Meerdere authenticatiemethoden:
- Smartcard
- Dynamische QR-code (3 seconden geldig)
- Gezichtsherkenning
- Biometrie / Vingerafdruk
- Hybride (Kaart + Gezicht + QR + Biometrie)
- OTP-gebaseerde login en POS-ondersteuning
- Integratie met toegangscontrolesystemen (slagbomen, draaipoorten, deursloten)
Communicatie (SMS, WhatsApp, E-mail)
Geautomatiseerde ledencommunicatie
- Registratie van communicatie per lid
- Bulkberichten (SMS, WhatsApp, E-mail)
- Automatische meldingen voor gebruik en facturatie
- Maandelijkse facturen, ontvangstbewijzen en bevestigingen via WhatsApp/e-mail
Webportaal
Centrale digitale hub voor leden en beheerders
- Clubinformatie (statisch en dynamisch)
- Activiteitstarieven en updates
- Ledenlogin en profielbeheer
- Online betalingen en contributiebeheer
- Boekingen: evenementen, ruimtes, faciliteiten, bibliotheek
- Zelfservice-updates voor leden
Mobiele App
Onderweg toegang voor leden
- Profiel- en lidmaatschapsbeheer
- Factuurbetalingen en geschiedenis
- Boekingen van evenementen, films en faciliteiten
- QR-toegang voor evenementen
- Wallet voor betalingen binnen de club (optioneel)
- Tracking van F&B-facturen
- Activiteiten- en gebruiksgeschiedenis
Multi-Unit Uitbreiding
Schaalbare activiteiten over meerdere vestigingen
- Boekhouding per vestiging met toegangscontrole
- Gescheiden inkomsten- en uitgavenregistratie
- Vestigingsspecifieke lidmaatschappen en activiteiten
- Flexibele rechten voor leden en gasten
- Volledige KYC via app, portaal of beheer
MIS en Rapportages
Datagestuurde besluitvorming
- Uitgebreide MIS-rapporten
- Meerdere rapportageformaten
- Ondersteuning voor operationele, audit- en managementbehoeften