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ClubSoft
Producto de TM Systems

ClubSoft

ClubSoft es un producto de software integrado que gestiona todos los aspectos de clubes, gymkhanas e instalaciones deportivas, desde la gestión de miembros hasta las operaciones financieras. Es compatible con plataformas web y móviles e integra tarjetas inteligentes, kioscos y sistemas biométricos.

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Con la confianza de clubes e instituciones líderes

Modules

Description of each module

ClubSoft comes with 11 powerful modules designed to handle every aspect of club management from front desk to back office.

Members Management

Managing members easily

  • Manage all membership types: New, Transfer, Life, Ordinary, Temporary, Institutional, and Ceased
  • Built-in accounting visibility for member activity tracking
  • Rule-based privilege management defined by administrators
  • Integration with ID cards, smart cards, and prepaid cards
  • Digital KYC via web portal and mobile app

Accounting

Complete and compliant financial management

  • Supports all vouchers: Cash, Bank, JV, Debit/Credit Notes
  • Full General Ledger and Sub-ledger management
  • Automated cross-balancing of ledgers
  • Standard reports for operations and audits
  • Generates Trial Balance, P&L, and Balance Sheet
  • Fixed Assets and Depreciation tracking
  • GST, TDS, and E-Invoicing integration
  • One-click Tally export for audits

Rooms / Venues Management

Simplified booking and billing system

  • Booking, cancellation, and availability management
  • Guest and affiliate member bookings supported
  • Check-in / Check-out functionality
  • Automated billing and payment handling
  • Direct integration with accounting system
  • Online booking via member web portal

Food and Beverages with Bar module

End-to-end F&B operations management

  • Menu management with pricing and inventory
  • Automatic Kitchen Order Ticket (KOT) generation
  • Member interface for ordering
  • Cash and credit billing
  • Day begin/end operations
  • Seamless accounting integration
  • Tablet-based order-taking app

Activities Management

Flexible and automated activity handling

  • Unlimited activity creation
  • Configurable pricing: daily, monthly, yearly, per session, etc.
  • Guest and usage-based charges (per hour/game/session)
  • Auto integration with accounting
  • Unified card-based access for all activities

Event & Movie Booking

Centralized event management

  • Event and movie setup via web app
  • Online/offline ticket booking and cancellation
  • Member and guest access
  • Auto accounting entries
  • QR-based event entry via mobile app

Member Authentication Management

Advanced and secure access control

  • Multiple authentication options:
  • Smart card
  • Dynamic QR (3-second validity)
  • Face recognition
  • Biometric / Fingerprint
  • Hybrid (Card + Face / QR / Biometric)
  • OTP-based login and POS support
  • Integration with access hardware (boom barriers, turnstiles, door locks)

Communication (SMS, WhatsApp, Email)

Automated member communication

  • Member-wise communication registration
  • Bulk messaging (SMS, WhatsApp, Email)
  • Automated notifications for usage and billing
  • Monthly bills, receipts, and confirmations via WhatsApp/email

Web Portal

Central digital hub for members and admins

  • Club information (static and dynamic)
  • Activity rates and updates
  • Member login and profile management
  • Online payments and dues tracking
  • Booking: events, rooms, facilities, library
  • Self-service member updates

Mobile App

On-the-go member access

  • Profile and membership management
  • Bill payment and history
  • Event, movie, and facility bookings
  • QR entry for events
  • Wallet for in-club payments (optional)
  • F&B bill tracking
  • Activity and usage history

Multi-Unit Enhancement

Scalable operations across multiple units

  • Unit-wise accounting with access control
  • Separate income and expense tracking
  • Unit-specific memberships and activities
  • Flexible rights for members and guests
  • Full KYC via app, portal, or admin

MIS and Reports

Data-driven decision making

  • Comprehensive MIS reports
  • Multiple reporting formats
  • Supports operational, audit, and management needs
Módulos

Descripción de cada módulo

ClubSoft incluye 11 módulos potentes diseñados para gestionar todos los aspectos de la administración de clubes — desde la recepción hasta la oficina administrativa.

Gestión de miembros

Gestión sencilla de miembros

  • Gestiona todos los tipos de membresía: nueva, transferencia, vitalicia, ordinaria, temporal, institucional y cancelada
  • Visibilidad contable integrada para el seguimiento de la actividad de los miembros
  • Gestión de privilegios basada en reglas definidas por administradores
  • Integración con tarjetas de identificación, tarjetas inteligentes y tarjetas prepago
  • KYC digital mediante portal web y aplicación móvil

Contabilidad

Gestión financiera completa y conforme

  • Compatible con todos los comprobantes: efectivo, banco, JV y notas de débito/crédito
  • Gestión completa del libro mayor general y sublibros
  • Balanceo automático de libros contables
  • Informes estándar para operaciones y auditorías
  • Genera balance de comprobación, estado de pérdidas y ganancias y balance general
  • Seguimiento de activos fijos y depreciación
  • Integración con GST, TDS y facturación electrónica
  • Exportación a Tally con un clic para auditorías

Exportación a Tally con un clic para auditorías

Sistema simplificado de reservas y facturación

  • Gestión de reservas, cancelaciones y disponibilidad
  • Soporte para reservas de invitados y miembros afiliados
  • Funcionalidad de check-in / check-out
  • Gestión automatizada de facturación y pagos
  • Integración directa con el sistema contable
  • Reservas en línea mediante el portal web para miembros

Gestión de alimentos y bebidas con módulo de bar

Gestión integral de operaciones de A&B

  • Gestión de menús con precios e inventario
  • Generación automática de Kitchen Order Tickets (KOT)
  • Interfaz para miembros para realizar pedidos
  • Facturación en efectivo y a crédito
  • Operaciones de inicio / cierre del día
  • Integración fluida con contabilidad
  • Aplicación de toma de pedidos basada en tabletas

Gestión de Actividades

Gestión flexible y automatizada de actividades

  • Creación ilimitada de actividades
  • Precios configurables: diarios, mensuales, anuales, por sesión, etc.
  • Cobros para invitados y basados en el uso (por hora/juego/sesión)
  • Integración automática con contabilidad
  • Acceso unificado mediante tarjeta para todas las actividades

Reserva de Eventos y Películas

Gestión centralizada de eventos

  • Configuración de eventos y películas mediante la aplicación web
  • Reserva y cancelación de entradas en línea y fuera de línea
  • Acceso para miembros e invitados
  • Asientos contables automáticos
  • Entrada a eventos mediante código QR en la aplicación móvil

Gestión de Autenticación de Miembros

Control de acceso avanzado y seguro

  • Múltiples opciones de autenticación:
  • Tarjeta inteligente
  • Código QR dinámico (validez de 3 segundos)
  • Reconocimiento facial
  • Biometría / Huella digital
  • Híbrido (Tarjeta + Rostro + QR + Biometría)
  • Inicio de sesión mediante OTP y soporte POS
  • Integración con hardware de control de acceso (barreras, torniquetes, cerraduras)

Comunicación (SMS, WhatsApp, Correo Electrónico)

Comunicación automatizada con los miembros

  • Registro de comunicación por miembro
  • Mensajería masiva (SMS, WhatsApp, Correo electrónico)
  • Notificaciones automáticas de uso y facturación
  • Facturas mensuales, recibos y confirmaciones por WhatsApp/correo electrónico

Portal Web

Centro digital para miembros y administradores

  • Información del club (estática y dinámica)
  • Tarifas y actualizaciones de actividades
  • Inicio de sesión de miembros y gestión de perfiles
  • Pagos en línea y seguimiento de cuotas
  • Reservas: eventos, salas, instalaciones y biblioteca
  • Actualización de datos por autoservicio para miembros

Aplicación Móvil

Acceso móvil para miembros en cualquier lugar

  • Gestión de perfil y membresía
  • Pago de facturas e historial
  • Reservas de eventos, películas e instalaciones
  • Acceso a eventos mediante QR
  • Billetera para pagos dentro del club (opcional)
  • Seguimiento de facturas de alimentos y bebidas (F&B)
  • Historial de actividades y uso

Mejora Multiunidad

Operaciones escalables en múltiples unidades

  • Contabilidad por unidad con control de acceso
  • Seguimiento separado de ingresos y gastos
  • Membresías y actividades específicas por unidad
  • Derechos flexibles para miembros e invitados
  • KYC completo mediante aplicación, portal o administración

MIS e Informes

Toma de decisiones basada en datos

  • Informes MIS completos
  • Múltiples formatos de informes
  • Soporte para necesidades operativas, de auditoría y de gestión

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